منظومة رقمية متكاملة لتعزيز الأثر الإنساني
An Integrated Digital Ecosystem to Amplify Humanitarian Impact
Seven Spikes Relief Foundation
دليل التحول الرقمي المؤسسي — يونيو 2026
Institutional Digital Transformation Guide — June 2026
أربعة تحديات تشغيلية حقيقية دفعت المؤسسة إلى بناء منظومتها الرقمية الخاصة
Four real operational challenges that drove SSRF to build its own digital ecosystem
صعوبة متابعة فرق العمل الموزعة جغرافياً عبر دول ومناطق زمنية مختلفة، دون أي سجلات رقمية موثقة للحضور أو المهام.
Managing geographically distributed teams across multiple countries and time zones with no documented digital records for attendance or tasks.
تعقيد إدارة ملفات الأيتام والكفلاء وتتبع المدفوعات وإعداد تقارير Gift Aid الحكومية يدوياً مما يستنزف وقت الفريق ويزيد احتمالية الأخطاء.
Manually managing orphan and sponsor records, tracking payments, and preparing government Gift Aid reports — consuming team time and increasing error risk.
الاعتماد على أنظمة CRM خارجية مكلفة كـ Donorfy يعني أن بيانات أكثر من 2,100 متبرع ليست ملكاً للمؤسسة، مع رسوم اشتراك شهرية متكررة.
Relying on costly external CRMs like Donorfy meant the data of over 2,100 donors wasn't fully owned by the foundation, with recurring monthly subscription fees.
إدارة المخزون والشحنات يدوياً باستخدام ملفات Excel وWhatsApp أدت إلى فجوات محاسبية وصعوبة في إعداد تقارير التدقيق السنوي.
Manually managing inventory and shipments via Excel and WhatsApp led to accounting gaps and difficulty producing accurate annual audit reports.
"تم بناء المنظومة الرقمية لمعالجة هذه التحديات بشكل جذري ومستدام."
"The digital ecosystem was built to address these challenges radically and sustainably."
منظومة رقمية مبنية داخلياً، تعمل على خوادم المؤسسة، وتلبي احتياجاتها الفريدة
An internally built digital ecosystem running on SSRF's own servers, tailored to its unique needs
تحولنا من الإدارة التقليدية المعتمدة على الملفات اليدوية إلى منظومة رقمية متكاملة تضمن الشفافية، الدقة، والنمو المستدام.
We moved from manual file-based management to an integrated digital ecosystem ensuring transparency, accuracy, and sustainable growth.
بناء بنية تحتية تقنية تمكن المؤسسة من إدارة مواردها البشرية والمالية بكفاءة عالية، مع توفير بيانات دقيقة للحظة لاتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على الحقائق وليس التوقعات.
To build a technical infrastructure enabling SSRF to manage its human and financial resources with high efficiency, providing accurate real-time data for strategic decisions based on facts, not assumptions.
المنصة المركزية لمتابعة إنتاجية الفريق الموزع عالمياً. حوّلنا التقارير اليدوية غير الموثقة إلى سجلات رقمية دقيقة مرتبطة بالمهام والوقت الفعلي.
The central platform for monitoring the productivity of our globally distributed team. We transformed undocumented manual reports into precise digital records linked to real-time tasks and hours.
إدارة فرق موزعة عالمياً دون رقابة موثقة على الحضور أو المهام أو الإجازات، مما جعل احتساب الرواتب مبنياً على تقديرات غير دقيقة.
Managing globally distributed teams with no documented oversight of attendance, tasks, or leave — making payroll calculations based on inaccurate estimates.
منصة مركزية للحضور والمهام والإجازات عبر بوت تيليجرام ذكي ولوحة تحكم للمديرين، مع تقارير Excel شاملة بـ 7 أوراق عمل.
A central platform for attendance, tasks, and leave via a smart Telegram bot and a manager dashboard, with comprehensive 7-sheet Excel reports.
تسجيل الحضور، طلب الإجازات، وتلقي التنبيهات بضغطة زر.
Clock in/out, request leave, and receive alerts — all with a single tap.
تحليل شامل للأداء الأسبوعي، المهام، والإجازات في ملف واحد.
Comprehensive weekly performance, task, and leave analysis in one file.
توثيق دقيق لكل دقيقة عمل وأين تم صرفها فعلياً.
Accurate documentation of every work minute and how it was actually spent.
حساب الرواتب بناءً على بيانات موثقة 100%.
Payroll calculated on 100% documented data.
متابعة الفريق في أي لحظة من أي مكان في العالم.
Monitor the team at any moment from anywhere in the world.
القلب النابض للعمل الخيري. يدير العلاقة الكاملة بين اليتيم والكفيل، ويضمن استمرارية الكفالات ودقة صرفها ومتابعتها الإدارية.
The beating heart of our charitable work. It manages the complete relationship between orphan and sponsor, ensuring continuity, accuracy, and full administrative oversight of all sponsorships.
تعقيد إدارة المدفوعات وتقارير Gift Aid يدوياً، مع خطر ضياع كفالات بسبب عدم وجود تنبيهات آلية أو توثيق مركزي.
Manually managing payments and Gift Aid reports, with the risk of losing sponsorships due to no automated alerts or centralised documentation.
نظام رقمي متكامل بملف شامل لكل يتيم وكفيل، مع أتمتة Gift Aid الحكومية وتنبيهات ذكية يومية للمدفوعات والأعمار.
A fully integrated digital system with a comprehensive profile for every orphan and sponsor, automated government Gift Aid processing, and daily smart alerts for payments and age milestones.
صور، وثائق، وتنبيهات تلقائية عند بلوغ السن القانوني.
Photos, documents, and automatic alerts upon reaching the legal age threshold.
استرداد 25% إضافية من الحكومة البريطانية بضغطة زر.
Reclaim an additional 25% from the UK government with a single click.
متابعة الدفعات المتأخرة وأعياد الميلاد والأيتام غير المكفولين.
Track overdue payments, birthdays, and unsponsored orphans automatically.
تحويل ساعات العمل اليدوي في التقارير إلى ثوانٍ معدودة.
Hours of manual reporting reduced to seconds.
دخل إضافي للمؤسسة عبر الأتمتة الكاملة للـ Gift Aid.
Additional revenue through fully automated Gift Aid processing.
نظام مزدوج (ShipTrack + StockTrack) يربط عمليات البيع والتبرع العيني بحركة المخزون اللحظية، مما يضمن دقة محاسبية كاملة.
A dual system (ShipTrack + StockTrack) linking sales and in-kind donation operations with real-time inventory movement, ensuring full accounting accuracy.
إدارة المخزون والشحنات يدوياً أدت إلى فجوات محاسبية وعدم القدرة على إعداد تقارير التدقيق السنوي بدقة أو سرعة.
Manually managing inventory and shipments created accounting gaps and an inability to produce accurate or timely annual audit reports.
منظومة مزدوجة ShipTrack + StockTrack تربط الموقع الإلكتروني بالمخزون تلقائياً وتولد تقارير التدقيق ربع السنوية بضغطة زر.
A dual ShipTrack + StockTrack system that automatically links the website to inventory and generates quarterly audit reports with a single click.
إدارة 4 شركات شحن مع نظام طابور التغليف الاحترافي.
Manage 4 shipping carriers with a professional packaging queue system.
توثيق تحويل الكميات الكبيرة إلى عبوات صغيرة بدقة محاسبية.
Accurately documents the conversion of bulk quantities into smaller units.
ملفات Excel جاهزة للتدقيق المحاسبي السنوي دون عناء.
Excel files ready for annual accounting audits with zero manual effort.
مخزون دقيق في الوقت الحقيقي يمنع الفقدان أو العجز.
Real-time accurate inventory preventing loss or shortfalls.
تحويل طلبات الموقع الإلكتروني إلى شحنات تلقائياً.
Website orders automatically converted into shipments.
الاستقلال التقني الكامل. بديلنا الوطني والخاص لنظام Donorfy العالمي، يدير أكثر من 2,100 متبرع مع التحكم الكامل في البيانات والتكلفة.
Full technical independence. Our own in-house alternative to Donorfy, managing over 2,100 donors with complete control over data and cost.
الاعتماد على Donorfy يعني دفع اشتراكات شهرية مرتفعة، وبيانات خارج سيطرة المؤسسة، وعدم القدرة على تخصيص سير العمل.
Relying on Donorfy meant high monthly subscription costs, donor data outside the foundation's control, and no ability to customise workflows.
نظام CRM مخصص يدير دورة حياة المتبرع كاملة — من أول تبرع حتى Gift Aid — مع تكامل مباشر مع Gravity Forms وذكاء اصطناعي لمعالجة النماذج الورقية.
A custom CRM managing the full donor lifecycle — from first donation to Gift Aid — with direct Gravity Forms integration and AI-powered paper form processing.
تحويل النماذج الورقية الممسوحة ضوئياً إلى بيانات رقمية تلقائياً.
Scanned paper forms automatically converted into structured digital data.
ربط مباشر مع الموقع الإلكتروني لتسجيل التبرعات فور حدوثها.
Direct integration with the website to log donations the moment they happen.
البيانات ملك للمؤسسة بالكامل على خوادمها الخاصة.
All data is fully owned by SSRF and hosted on its own servers.
توفير تكاليف الاشتراكات الشهرية في الأنظمة الخارجية.
Elimination of monthly subscription costs for external systems.
بناء علاقة طويلة الأمد مع المتبرعين عبر سجلات تفاعل دقيقة.
Building long-term donor relationships through precise interaction records.
الأربعة أنظمة تعمل بتناغم على خادم واحد، وتشترك في بنية تقنية موحدة، مما يمهد الطريق لمنصة CRM شاملة تجمع كل جوانب العمل في واجهة واحدة.
All four systems operate in harmony on a single server, sharing a unified technical architecture — paving the way for a comprehensive CRM platform that brings every aspect of the foundation's work into one interface.
كيف غيّرت المنظومة الرقمية طريقة عمل المؤسسة على أرض الواقع
How the digital ecosystem has fundamentally changed the way the foundation operates on the ground
تحويل العمليات اليدوية المتكررة إلى سير عمل رقمي أوتوماتيكي يوفر ساعات عمل يومياً.
Repetitive manual operations transformed into automated digital workflows, saving hours of work every day.
توثيق كامل لكل قرار ومعاملة مالية يعزز ثقة المانحين والشركاء والجهات الرقابية.
Full documentation of every decision and financial transaction, strengthening trust with donors, partners, and regulatory bodies.
انتقلنا من الاعتماد على أنظمة خارجية مكلفة إلى امتلاك كامل لبياناتنا على خوادمنا الخاصة.
Moved from costly external system dependency to full ownership of our data on our own servers.
بنية تقنية موحدة قابلة للتوسع لاستيعاب نمو المؤسسة وإضافة أنظمة جديدة بسهولة.
A unified technical architecture scalable to accommodate the foundation's growth and easily integrate new systems.
ما الذي تعنيه هذه المنظومة الرقمية للمؤسسة على المدى البعيد؟
What does this digital ecosystem mean for the foundation in the long run?
البيانات الفورية عبر جميع الأنظمة تُمكّن القيادة من اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على الواقع وليس التخمين.
Real-time data across all systems enables leadership to make strategic decisions based on facts, not guesswork.
التوثيق الرقمي الكامل والنسخ الاحتياطي التلقائي يقلل مخاطر فقدان البيانات أو الأخطاء البشرية الكبرى.
Full digital documentation and automatic backups reduce the risk of data loss or major human error.
تحرير الفريق من المهام اليدوية المتكررة للتفرغ للعمل الخيري الفعلي ذي القيمة العالية.
Freeing the team from repetitive manual tasks to focus on high-value charitable work.
كل إجراء مُوثَّق ومُتتَبَّع يعزز ثقافة الشفافية ويُقوّي ثقة المانحين والشركاء الاستراتيجيين.
Every action documented and traceable, reinforcing a culture of transparency and building trust with donors and strategic partners.
بنية رقمية مملوكة بالكامل للمؤسسة، مصممة للنمو والتوسع، وقادرة على استيعاب التطورات المستقبلية كـ AI والـ BI دون بناء من الصفر.
A fully owned digital infrastructure designed for growth and expansion, capable of incorporating future developments like AI and BI without starting from scratch.
خارطة الطريق الرقمية للمؤسسة من الأنظمة الأساسية إلى الذكاء الاصطناعي
The foundation's digital roadmap — from core systems to artificial intelligence
الأنظمة الأساسية في الإنتاج وتعمل بكفاءة كاملة
Core systems in production and operating at full efficiency
توسيع المنظومة نحو الذكاء الاصطناعي والتحليل المتقدم
Expanding the ecosystem toward AI and advanced analytics
لم يكن الهدف بناء أربعة أنظمة مستقلة، بل تأسيس البنية الرقمية التشغيلية التي ستعتمد عليها المؤسسة خلال السنوات القادمة.
The goal was never simply to build four standalone systems — it was to establish the operational digital foundation that SSRF will rely on for years to come.
Internal Digital Transformation Initiative
تم تحليل وتصميم وتطوير وتشغيل هذه المنظومة داخلياً لتلبية الاحتياجات التشغيلية للمؤسسة وتحقيق الاستقلالية التقنية والملكية الكاملة للبيانات.
This ecosystem was analysed, designed, developed, and deployed internally to meet the foundation's operational needs and achieve full technical independence and complete data ownership.
Seven Spikes Relief Foundation — 2026
Designed By: Haytham Saied Amer